慶應義塾大学様

役員が執務する棟(塾監局)のセキュリティ強化と、秘書業務の効率化が課題に

慶應義塾大学様の塾監局では、経営に関する機密情報等を扱っているものの、キャンパス特有の開放性から出入りが比較的自由な状態となっており、セキュリティ面での課題がありました。
さらに秘書担当者においては、役員の所在確認のために執務室訪問や電話対応が発生しており、迅速な対応が求められる場面でも、確認に手間がかかる点が課題でした。

セキュリティ強化と業務効率化を、小規模からスピーディーに実現できる導入のしやすさ

役員の増員に伴う建物改修工事を契機に、セキュリティ強化と秘書業務の効率化を同時に実現できる仕組みの導入が検討されました。
「役員の利便性も考慮すると、カードリーダーよりも顔認証が良いと考えましたが、大規模前提のシステムが多く、今回のような特定エリアでの導入にはオーバースペックで工期も長くなり、現実的ではありませんでした。
KPASクラウドは、別のドア開閉システムとも連動するなど必要なニーズを満たしながら、構成がシンプルで限定したエリアへの導入にも対応できる点が大きかったです」
（管財部 施設担当 海老澤 隆様）

機密性の高いフロアにおける、「未然防止型」のセキュリティ環境を構築

「従来は警備員の配置や監視カメラによる対応が中心で、いずれも問題発生後の確認が主となっていました。顔認証によるドア制御を導入したことで、認証された利用者のみが入室可能となり、立ち入り権限のない人物や非登録者の侵入を未然に防ぐ運用へと転換されました。
特に役員が執務するフロアでは、機密性の高い情報や来訪者対応が日常的に行われるため、事前にアクセスを制御できる点は大きなメリットとなっています。
KPASクラウドにより、従来の『事後対応型』から『未然防止型』へとセキュリティレベルが向上し、安心して業務を行える環境構築を実現することができました」
（管財部 施設担当 海老澤様）

スピーディーな顔認証により、入退における高い利便性と運用定着を実現

海老澤様は顔認証自体の品質についても、高く評価されています。
「KPASクラウドの顔認証は認証スピードが非常に速く、待つことなくドアが開くため、利用者にとってストレスがありません。カード認証のように携帯や取り出しが不要なため、利用者負担が大幅に軽減されました。特に役員のように来客対応や移動が多い利用者にとっては、手を使わずに入退できる点は大きな利点となっています。
また、カードで起きがちな紛失や貸し借りといったリスクがないことも、運用の安心感につながっています。こうした利便性の高さから、役員にもスムーズに受け入れられ、無理なく日常運用に定着していると感じています」

在室確認作業を効率化し、秘書1人あたり最大30分/日の工数削減を実現

秘書担当者からも、KPASクラウドは現場業務の負担軽減と改善にもつながっていると評価されています。
「役員達の所在確認のために、これまでは直接部屋を訪ねたり電話したりする必要がありました。KPASクラウドでは、管理画面からリアルタイムで入退履歴や在室状況を把握できるようになりましたので、1日に何度も発生していた確認作業が大幅に削減され、業務効率化につながっています。
加えて、役員同士の打ち合わせや来客対応のタイミング判断も迅速に行えるようになり、秘書業務全体のスピードが向上しました。場所を移動せずに状況を把握できる点は、日々の現場管理において大きな改善効果をもたらしています」